Urlaubsplanung und -übertragung in Luxemburg

1. Planungsgrundsatz: Wunsch des Arbeitnehmers, aber kein absolutes Recht

Artikel L.233-10 legt fest, dass der Urlaub nach dem Wunsch des Arbeitnehmers festgelegt wird. Dieses Recht ist jedoch nicht absolut: Der Arbeitgeber kann Einwände erheben, wenn betriebliche Erfordernisse oder die berechtigten Wünsche anderer Arbeitnehmer des Unternehmens entgegenstehen.

Das Arbeitsgesetzbuch schafft damit einen Schlichtungsmechanismus auf drei Ebenen:

• der Arbeitnehmer schlägt seine bevorzugten Termine vor;
• der Arbeitgeber kann ablehnen, wenn legitime Gründe für die Betriebsorganisation oder die Gleichbehandlung der Arbeitnehmer vorliegen;
• bei anhaltenden Meinungsverschiedenheiten kann die ITM (Arbeits- und Bergbauinspektion) zur Schlichtung eingeschaltet werden.

2. Praktische Planungsmodalitäten

Ankündigungsfrist von einem Monat

Auf Verlangen des Arbeitnehmers muss der Urlaub mindestens einen Monat im Voraus festgelegt werden (Art. L.233-10). Diese Garantie gibt dem Arbeitnehmer ausreichend Zeit, seine persönlichen Planungen zu treffen. Dies bedeutet nicht, dass kurzfristige Anträge verboten sind, sondern dass der Arbeitgeber bei ausdrücklichem Verlangen des Arbeitnehmers verpflichtet ist, die Termine innerhalb dieser Frist zu bestätigen.

Betriebsferien

Wenn das Unternehmen Betriebsferien anordnet (gleichzeitiger Urlaub für alle oder einen Teil der Belegschaft), muss der Zeitraum:

• in Abstimmung mit der Personalvertretung (oder, sofern keine vorhanden, im Einvernehmen mit den betroffenen Arbeitnehmern) und im Einklang mit anwendbaren Tarifverträgen und Betriebsübungen festgelegt werden;
• den Arbeitnehmern spätestens im ersten Quartal des Bezugsjahres mitgeteilt werden (Art. L.233-10), damit sie ihre verbleibenden Urlaubstage planen können.

3. Urlaubsübertragung: eine streng begrenzte Ausnahme

Grundsatz: Urlaub im Kalenderjahr nehmen

Artikel L.233-9 legt fest, dass der Urlaub im Laufe des Kalenderjahres zu gewähren und zu nehmen ist. Die Übertragung auf das Folgejahr ist eine Ausnahme, kein automatisches Recht.

Außerordentliche Übertragung bis 31. März

Eine Übertragung ist bis zum 31. März des Folgejahres möglich, wenn der Urlaub aus folgenden Gründen nicht bis Jahresende genommen werden konnte (Art. L.233-10):

• betriebliche Erfordernisse (vom Arbeitgeber aufgebürdetes Arbeitsaufkommen);
• oder die berechtigten Wünsche anderer Arbeitnehmer (z. B. ein Kollege mit familiärer Priorität, dessen Urlaubsplanung einen anderen Arbeitnehmer zur Verschiebung gezwungen hat).

Diese Übertragung ergibt sich nicht aus dem bloßen Willen des Arbeitnehmers: Sie muss die Folge einer objektiven Unmöglichkeit der Urlaubsinanspruchnahme während des Jahres sein.

Übertragung des anteiligen Urlaubs aus dem ersten Jahr

Artikel L.233-9 sieht ebenfalls vor, dass ein Arbeitnehmer den anteiligen Urlaubsanspruch aus seinem ersten Tätigkeitsjahr, der im laufenden Jahr nicht vollständig erworben und genommen werden konnte, auf das Folgejahr übertragen kann.

Folge der Fristversäumnis

Nach dem 31. März und ohne gesetzliche Ausnahme oder ausdrückliche Vereinbarung zwischen den Parteien verfallen nicht genommene Urlaubstage grundsätzlich. Laut den Praxismerkblättern der ITM und Guichet.lu gilt diese Regel in den üblichen Fällen.

4. Krankheit während des Urlaubs

Artikel L.233-11 regelt die Situation, in der ein Arbeitnehmer erkrankt, während er sich bereits im Urlaub befindet. Ordnungsgemäß bescheinigte Krankheitstage werden nicht als Urlaubstage angerechnet: Der Urlaub wird für die Dauer der anerkannten Arbeitsunfähigkeit ausgesetzt.

Einzuhaltende Bedingungen

• Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber innerhalb von drei Werktagen nach Krankheitsbeginn ein ärztliches Attest zukommen lassen, wenn er sich in Luxemburg befindet.
• Krankheit im Ausland folgt denselben Grundsätzen, mit praktischen Anpassungen aufgrund der Distanz (Einschreiben, digitale Übermittlung nach Betriebsübung).

Auswirkung auf die Urlaubstermine

Da Krankheitstage nicht als Urlaub angerechnet werden können, müssen die nicht verbrauchten Tage nachgeholt werden. Die neue Urlaubsfestsetzung erfolgt im Einvernehmen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nach denselben Regeln wie bei der ursprünglichen Festsetzung (Art. L.233-11).

5. Außerordentlicher Urlaub während des ordentlichen Urlaubs

Der außerordentliche Urlaub (Familienereignisse: Heirat, Geburt, Todesfall eines nahen Angehörigen usw.) unterliegt anderen Regeln als der ordentliche Jahresurlaub. Zwei wichtige Regelungen gelten (Art. L.233-16):

• Außerordentlicher Urlaub kann nicht auf den ordentlichen Urlaub übertragen oder von diesem abgezogen werden: Er kommt zum gesetzlichen Jahresurlaubskontingent hinzu;
• Tritt er während eines bereits laufenden ordentlichen Urlaubs auf, wird dieser Urlaub für die Dauer des außerordentlichen Urlaubs unterbrochen. Die entsprechenden Tage werden dem Jahresurlaubsguthaben des Arbeitnehmers gutgeschrieben.

6. Vertragsende

Endet das Arbeitsverhältnis im Laufe des Jahres, werden nicht genommene Urlaubstage durch eine bei Ausscheiden ausgezahlte Abgeltung entschädigt (Art. L.233-12). Für die Einzelheiten der anteiligen Berechnung (Zwölftel, Monatsbruchteile) siehe das Merkblatt Anzahl der bezahlten Urlaubstage in Luxemburg.